Le 22 septembre 2022, la loi 25 a été mise en place, et concerne les normes entourant la pratique des professionnels de la santé, dont les cabinets de psychothérapie. Avec l’entrée en vigueur de ces nouvelles obligations, il devient important d’obtenir le consentement manifeste, libre et éclairé à la collecte et aux traitements des renseignements personnels.

La Clinique d’anxiété de Laval s’engage à être responsable de la protection des renseignements personnels enregistrés via support électronique ou sur papier. À cet effet, la copropriétaire et psychologue Myra Gravel Crevier devient la responsable de la sécurité des renseignements personnels.

Myra Gravel Crevier
3131 boul. de la Concorde Est,
bureau 309, Laval, H7E 4W4
Québec, Canada
Site web : https://www.psychologuesanxietelaval.com
E-mail : info@cliniqueanxietelaval.com
Numéro de téléphone: 450-664-7667

Les obligations reliées à la loi 25 sont diverses :

• Appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels ;
• Répondre aux demandes relatives aux renseignements personnels ;
• Mettre en place des règles de gouvernance relatives aux renseignements personnels;
• Tenir des registres de communication des renseignements personnels ;
• Tenir un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels;
• Aviser la Commission d’accès à l’information de tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels ;

Informations recueillies via notre site internet  

Vos informations personnelles (p. ex., nom, courriel, numéro de téléphone, motif de consultation) sont recueillies via le formulaire en ligne de notre site internet ou sur notre boîte vocale, les deux modalités étant sécurisées par des mots de passe. En laissant vos coordonnées dans la fiche d’inscription informatisée, vous consentez à recevoir des informations et des communications de la part de la Clinique d’anxiété de Laval par courriel ou téléphone. Vous avez été invité à préciser s’il était possible de vous laisser un message vocal. Dans le cas contraire, aucun message vocal ne sera laissé. Ces informations sont recueillies par la coordonnatrice clinique ou les copropriétaires de la clinique afin d’effectuer une préévaluation des besoins pour assurer la correspondance avec les services offerts par la clinique. Dans le cas contraire, vous serez orienté vers d’autres ressources comme votre médecin de famille, votre CLSC, le 811 option 2 ou le site de l’Ordre des psychologues du Québec. L’objectif est d’obtenir assez d’informations pertinentes afin de rentrer en contact avec vous et d’effectuer un bon jumelage avec un de nos psychologues ou doctorants en psychologie pour une prise en charge dans une démarche de psychothérapie.  

Psychothérapie et confidentialité

Une fois votre dossier d’évaluation acheminé et pris en charge par un psychologue ou un doctorant en psychologie de notre équipe, celui-ci poursuivra le processus avec sa propre évaluation et collecte d’informations qui seront écrites dans le dossier que constituera le professionnel en question.  Ces informations personnelles seront encadrées et protégées par le «Règlement sur la tenue de dossiers et des cabinets de consultations des psychologues» et par le «Code de déontologie des psychologues». 

Lors du suivi psychologique, la confidentialité est respectée et protégée à moins de certaines obligations légales, telles que

• Prévenir une victime potentielle en cas de risque homicidaire
• Prévenir les autorités en cas de risque suicidaire imminent
• Communiquer le dossier d’un client lorsqu’un tribunal l’exige
• Répondre à des questions de la Cour en tant que témoin devant un tribunal
•  Signalement en cas d’information suspectant de l’abus, négligence ou maltraitance d’enfants

Tenue de dossier

Le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues prévoit à son article 8 que le dossier du client doit être conservé pendant au moins cinq ans à compter de la date du dernier service professionnel dispensé. Le client peut demander d’avoir accès à son dossier. Des informations personnelles peuvent être communiquées à des tiers, seulement, avec l’autorisation du client (p. ex., assureurs, tiers payeurs). Les reçus indiquant votre nom en version papier doivent être conservés pendant sept ans pour des fins d’impôts. Ces derniers sont rangés dans une salle de classement qui est verrouillée. Les dossiers et les reçus dits expirés sont ensuite détruits par une compagnie externe privée qui assure le déchiquetage dans nos bureaux. Les dossiers physiques sont sécurisés dans des classeurs verrouillés dans la même salle de classement qui est aussi verrouillée ou dans les bureaux de consultation où les classeurs sont aussi verrouillés. Seuls les membres de l’équipe ont accès à la clé de la salle des classeurs et de celles des classeurs. Pour les psychologues et les doctorants en psychologie qui utilisent un système de gestion de tenue de dossier électronique (p. ex., Psylio), ce dernier requiert un mot de passe pour utiliser le système. De plus, l’ordinateur de la clinique est protégé par un mot de passe.

Pour les suivis effectués à distance, soit en virtuel (p.ex., Facetime, TEAMS) ou par téléphone, les formulaires de consentement sont envoyés par courriel et ensuite reçus une fois signés électroniquement par la même modalité. Les paiements via virements interac sont également reçus par courriel. Le courriel de réception peut être supprimé ou sauvegardé dans un dossier courriel, la boîte courriel étant sécurisée par un mot de passe. Les reçus peuvent être émis en version papier ou électronique. Dans le cas d’un suivi à distance, si une photo du reçu papier est prise par un cellulaire, ce dernier est envoyé via courriel, et la photo est ensuite supprimée de la banque d’images. Les reçus en papier non réclamés sont déchiquetés. L’adresse courriel du psychologue ou du doctorant en psychologie est protégée par un mot de passe en plus des cellulaires des membres de l’équipe et de l’ordinateur portable de la clinique.

Autre

Lors des rencontres de co développement où des cas peuvent être discutés entre les psychologues et les doctorants en psychologie de l’équipe, aucun nom n’est révélé. L’objectif est d’échanger afin de favoriser le meilleur plan de traitement possible. En cas de conflit d’intérêt, par exemple où deux psychologues ont un suivi avec des clients qui forment un couple, l’autre psychologue quittera temporairement pendant la discussion de ce cas.